中新網(wǎng)6月13日電 據(jù)外媒12日?qǐng)?bào)道，電子郵件是現(xiàn)代職場(chǎng)中重要的溝通工具。然而，一項(xiàng)研究顯示，若是堆積在郵箱里的太多，可能會(huì)對(duì)人的健康有害。

據(jù)報(bào)道，英國(guó)曼徹斯特大學(xué)庫(kù)珀教授進(jìn)行的一項(xiàng)研究發(fā)現(xiàn)，電子郵箱里存著很多沒(méi)處理的郵件與工作量太大帶來(lái)的壓力有關(guān)聯(lián)。

他說(shuō)：“電郵是與人保持聯(lián)絡(luò)的好方式，特別是跟遠(yuǎn)在偏僻地方的人。它也是傳送資料、數(shù)據(jù)等的好方法。電郵本身是沒(méi)有問(wèn)題的，有問(wèn)題的是人們使用它的方式。”

他認(rèn)為，很多人不知道使用電子郵件的最好辦法，也不知道哪些是使用電郵時(shí)不應(yīng)該做的事情。他說(shuō)：“我們常把郵件抄送給所有人，而不是那一兩個(gè)我們真正需要去溝通的人。”

那么，針對(duì)電子郵件積壓所帶來(lái)的問(wèn)題，我們?cè)撛趺崔k呢?

【強(qiáng)制“下線”】

據(jù)悉，2017年，法國(guó)已經(jīng)立法要求各家公司拿出行動(dòng)計(jì)劃確保員工有“不在線”的權(quán)利，即在下班之后不必受工作郵件的干擾。

2018年8月，英國(guó)公司Rentokil Initial的法國(guó)分公司被裁定違反了這一法規(guī)，必須賠償一名員工6萬(wàn)歐元。雖然英國(guó)并沒(méi)有類似的法律條規(guī)，但是有些公司已經(jīng)開(kāi)始采取行動(dòng)。

英國(guó)一家市場(chǎng)推廣公司Platypus Digital自2014年成立以來(lái)，就禁止員工在內(nèi)部溝通時(shí)使用電子郵件。任何員工發(fā)送電郵給公司同事，將給慈善機(jī)構(gòu)捐5鎊錢(qián)作為警示。

該公司的經(jīng)理柯林斯說(shuō)，“我們都在慈善機(jī)構(gòu)或商業(yè)公司里工作過(guò)較長(zhǎng)時(shí)間，都體會(huì)過(guò)內(nèi)部電郵泛濫的問(wèn)題，這一問(wèn)題的結(jié)果就是，我們一天的絕大部分時(shí)間都被毫無(wú)必要地浪費(fèi)在向同事通報(bào)最新情況上。”

【隨時(shí)清空收件箱】

除了企業(yè)方面的努力，一些職場(chǎng)人士還嘗試著隨時(shí)清空郵件箱。

半年前，紐約一家律師事務(wù)所的經(jīng)理高德森決定嚴(yán)格管理自己的郵箱，最理想的狀態(tài)是不讓收件箱里留下任何未處理的郵件。

高德森說(shuō)：“我現(xiàn)在對(duì)電郵的辦法是完全革命化的。我再也不必?fù)?dān)心郵箱里還有郵件沒(méi)有處理，或者忘了處理……這樣的工作方式很有滿足感，我覺(jué)得效率更高，精神上也更加輕松了。”

不過(guò)高德森承認(rèn)，對(duì)很多人來(lái)說(shuō)，這么做有很多障礙。還有人認(rèn)為她肯定是工作不夠忙碌才可以這樣。對(duì)此她也不同意。她說(shuō)：“你越忙，越需要有條理。”

【使用替代性辦公產(chǎn)品】

因?yàn)閷?duì)電郵傷透了腦筋，很多公司開(kāi)始研發(fā)新的辦公軟件。這些軟件的共同特點(diǎn)之一是，讓員工按群互通信息，而不是按個(gè)人信箱，這樣可以有效降低溝通成本。

上文提到的英國(guó)Platypus Digital公司就利用短信服務(wù)和谷歌的文件共享軟件等其他辦公軟件服務(wù)彼此溝通。

該公司經(jīng)理柯林斯說(shuō)，使用這些工具，更加有效也更好玩。

不過(guò)，雖然很多人談起辦公群聊工具都眉飛色舞，但這些工具似乎并不能完全替代電子郵件。電郵仍然是與外部聯(lián)系的最好方式。

對(duì)此，柯林斯表示，他用電郵的秘訣就是使用時(shí)嚴(yán)格把關(guān)。他在所有發(fā)出去的文件中都附了一個(gè)說(shuō)明，解釋自己用電郵的守則，提醒聯(lián)系人他的郵件將盡量簡(jiǎn)短，除非對(duì)方是現(xiàn)在的客戶，否則不要期待他很快回復(fù)。

他說(shuō)很多人都喜歡這份守則，而且好像很有效果。

關(guān)鍵詞： 電子郵件 積壓